Si vous êtes nouveau dans l’industrie des événements, vous entendrez souvent des mots comme « planification d’événements », « gestion d’événements », « coordination d’événements » et « production d’événements ». Bien qu’un grand nombre de ces termes soient souvent utilisés de façon interchangeable, chacun nécessite un personnel différent possédant diverses compétences. D’autre part, si vous êtes déjà un pro chevronné, voici un bref rappel avant de plonger dans la production d’événements dans le reste du guide.
Qu’est-ce que la production d’événements ?
La production événementielle est l’exécution technologique et créative d’un événement en utilisant le son, l’éclairage, la vidéo, le design et plus encore pour contrôler l’atmosphère, l’humeur et l’émotion des participants. Un producteur d’événements collaborera avec les clients (habituellement des planificateurs de réunions ou des gestionnaires d’événements) pour déterminer le concept de l’événement et planifier par la suite les composantes logistiques et techniques, y compris les audiovisuels, les fournisseurs, l’équipe, l’équipement, les budgets et plus encore.
Planification d’événements par rapport à la gestion d’événements par rapport à la production d’événements
La planification des événements consiste à gérer les activités avant votre événement, ce qui comprend la sélection des lieux, la finalisation des dates des événements, la gestion des budgets, l’embauche d’un traiteur, et plus encore. D’autre part, la gestion des événements est essentiellement la gestion de projet d’un événement, qui peut impliquer des inscriptions, la gestion du personnel pendant l’événement et la résolution de tout conflit sur place qui survient. En bref, les planificateurs d’événements créent le plan d’un événement, tandis qu’un gestionnaire d’événements prend en charge la réalisation du plan le jour de l’événement.
La production événementielle élève un événement au niveau supérieur. Plutôt que de se concentrer sur la planification et la gestion de projet, la production événementielle se concentre sur la présentation en direct d’un événement. En collaboration avec des présentateurs, des équipes de production audiovisuelle et des fournisseurs de technologie, les équipes de production événementielle produisent et offrent des expériences en direct incroyables lors d’un événement.
Comment faites-vous ressortir votre entreprise de production d’événements ?
Une entreprise de production événementielle prospère est un partenaire capable de transformer les visions de ses clients en un plan de production tangible qui peut être partagé avec les fournisseurs de production, l’équipe et les lieux. Essentiellement, ils transforment la vision du client en quelque chose que l’ensemble de l’industrie de la production peut comprendre et réaliser. De nombreuses sociétés de production événementielle gèrent pratiquement tous les aspects de la production, de sorte que leurs clients peuvent se concentrer sur les grands thèmes.
Quel type d’événements une entreprise de production d’événements peut-elle produire?
Les sociétés de production événementielle peuvent produire divers types d’événements en direct, y compris des événements corporatifs, des événements sportifs en direct et des émissions pour concrétiser les idées de leurs clients.
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Production d’événements d’entreprise
Les événements d’entreprise peuvent aller de conférences et de salons professionnels à des événements de team building et de lancement de produits. L’objectif de ces événements va de la sensibilisation à la marque à l’acquisition potentielle de nouveaux clients. En tant qu’entreprise de production événementielle, vous devrez vous assurer de travailler avec les clients dès le début pour déterminer quel est le but exact de chaque événement. Utilisez l’expertise de votre secteur et les leçons tirées d’événements passés pour aborder des questions comme la mobilisation de l’auditoire, la fidélisation des employés et plus encore.
De plus, dans le monde des affaires, tout est une question de RCI. Dans la même veine, la production événementielle d’entreprise doit aussi aider à atteindre ces objectifs de RCI. Les meilleures agences de production événementielle comprennent cela et peuvent aider leurs clients à fixer et à atteindre les objectifs de retour sur investissement. Si vous êtes une agence de production événementielle travaillant sur un événement d’entreprise, vous pouvez parier que si vous êtes en mesure d’aider à mesurer et à maximiser le RCI de votre client, votre client reviendra.
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Événements sportifs en direct
L’expérience de fan est tout dans les événements sportifs. La responsabilité ultime de l’équipe de production est de trouver la meilleure façon d’activer les fans pendant le jeu et de les enthousiasmer à participer à l’événement en direct. Cependant, il y a tellement de défis liés au timing pendant un jeu en direct. Être capable de réagir au jeu en direct, réorganiser les éléments à la dernière seconde, ou même ajouter de nouveaux éléments est essentiel. Une grande équipe de production ou de présentation de jeu peut exécuter des jeux dynamiquement et changer leurs scripts de jeu à la volée tout en s’assurant que le jeu entier fonctionne sans problème.
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Evénements et émissions télévisés
À l’instar des événements sportifs, l’expérience de l’auditeur ou du spectateur est essentielle au succès du spectacle. Les sociétés de production événementielle peuvent mettre leur expertise en technologie audiovisuelle au service du public. Quand il s’agit d’événements télévisés et d’émissions, il n’y a pas beaucoup de latitude pour les erreurs et les faux pas. Tout est chronométré à la seconde. Les meilleures sociétés de production événementielle se préparent assez bien pour prédire et prévenir les erreurs afin de livrer un événement ou une diffusion en douceur.