En vertu des dispositions légales en vigueur dans le territoire belge, les copropriétés doivent être gérées par un syndic. En fonction du choix des copropriétaires, cela peut être un syndic professionnel ou bénévole.
Le premier peut être une société immobilière ou un agent immobilier. Il facture ses services contre une rémunération. Le second quant à lui effectue son travail gratuitement. Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le syndic bénévole.
La nomination d’un syndic bénévole
D’emblée, il convient de préciser que seul un des copropriétaires ou leur conjoint peuvent être désigné comme syndic bénévole en Belgique. Il doit alors être élu dans le cadre d’un vote en assemblée générale des copropriétaires à la majorité absolue des voix présentes ou représentées. Si le quota requis n’est pas atteint, un second vote doit être réalisé. Le projet de nomination doit alors recueillir au moins le tiers des voix.
La mise en place d’un syndic bénévole peut se faire dans le cadre de :
- D’un changement de syndic
- D’une révocation d’un syndic
Elle peut aussi se faire après que le syndicat des copropriétaires ait obtenu la nullité du mandat de syndic.
Les attributions administratives du syndic bénévole
Dans le cadre l’exercice de ses missions, le syndic bénévole est entre autres tenu d’organiser les assemblées générales des copropriétaires. Il doit en convoquer une au moins par an. C’est lui qui est également en charge de la rédaction de l’ordre du jour. Durant cette réunion, il :
- Joue le rôle de secrétaire
- Présente les annexes comptables
- Rédige et envoie le procès-verbal à chaque copropriétaire.
Il existe également d’autres tâches que cet organe de gestion doit réaliser. Il en est ainsi notamment de la gestion des différents contrats avec les prestataires de la copropriété. Cela concerne surtout l’entretien et la maintenance des parties communes de la copropriété.
La souscription d’un contrat d’assurance responsabilité civile pour le compte de la copropriété rentre également dans le cadre des missions qui incombent au syndic.
À noter que le syndic bénévole doit aussi gérer le personnel de l’immeuble. C’est lui qui s’occupe de l’embauchage de toutes les personnes qui travaillent dans la copropriété. Il est aussi chargé de leur licenciement en cas de faute ou pour toutes autres causes.
D’autres types de prestations peuvent également être fournis par ce gestionnaire. Ce sont notamment :
- La conservation des archives de la copropriété
- La tenue et la mise à jour des listes des copropriétaires
- La gestion des départs et des arrivées des propriétaires…
Les missions financières du syndic
Il est important de rappeler que les rôles de cet organe de gestion sont pratiquement les mêmes qu’il soit un professionnel ou un bénévole. Il doit entre autres établir un bilan prévisionnel pour la copropriété. Le montant annuel de tous les postes de dépenses doit être évalué.
La tenue de la comptabilité est aussi l’une des missions principales du syndic bénévole. Cela consiste notamment à gérer :
- Le grand livre
- Le livre journal
- La balance des comptes…
Il est obligé d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétés. Il servira à recevoir toutes les sommes d’argent versées au nom du syndicat. Cela permettra également d’éviter les confusions avec les fonds personnels du syndic.
